1.3Khai báo thông tin bộ sổ và số dư ban đầu

Trước khi nhập chứng từ, khai báo bộ sổ và đưa số dư cuối kỳ trước (tiền, ngân hàng, công nợ, tồn kho, tài sản) vào phần mềm. Màn Số dư ban đầu chia việc này thành 5 bước theo thứ tự.

Bước 1: Thông tin bộ sổ

1. 1Kiểm tra Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ (in trên chứng từ) — đây là thông tin in trên phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn.
2. 2Chọn Ngày bắt đầu dữ liệu (thường là ngày đầu năm tài chính). Số dư ban đầu là số dư tại thời điểm này.
3. 3Chọn Chế độ nút Lưu: Lưu và ghi sổ (lưu chứng từ là lên sổ ngay) hoặc Chỉ lưu (ghi sổ riêng) (lưu nháp, kế toán kiểm tra rồi mới ghi sổ).
4. 4Bấm Lưu.

1

2

3

4

Phóng to

Bước 2–5: Danh mục, số dư, đối chiếu, kích hoạt

Phần dưới trang Khởi tạo liệt kê các danh mục cần có (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên…) và các loại số dư kèm số dòng đã nhập. Làm lần lượt:

1. 1Chọn tab loại số dư: Số dư tài khoản, Công nợ khách hàng, Công nợ nhà cung cấp, Tiền gửi ngân hàng, Tồn kho, CCDC đầu kỳ, TSCĐ đầu kỳ…
2. 2Bấm Sửa số dư, nhập số liệu rồi lưu. Có sẵn số liệu trên Excel? Dùng Nhập Excel để nhập nhanh; nút Kết xuất xuất toàn bộ số dư ra Excel đúng mẫu cột.

1Loại số dư

2

Phóng to

Nhập xong, mở Đối chiếu & kích hoạt trên trang Khởi tạo: kiểm tra số chi tiết khớp số dư tài khoản rồi kích hoạt. Số dư đã kích hoạt mới được ghi vào sổ. Muốn sửa sau khi kích hoạt: bấm Sửa số dư để mở lần nhập mới — số cũ vẫn hiệu lực cho tới khi kích hoạt lần mới.