1. Phạm vi áp dụng
Chính sách bảo mật này giải thích cách Công ty Cổ phần Thế Giới Công Nghệ và Truyền Thông Thiên Vân (mã số thuế 0104085960), đơn vị phát triển và vận hành TudoBook (sau đây gọi là "TudoBook" hoặc "chúng tôi") thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu khi bạn truy cập website ketoan.aitudo.vn, gửi thông tin đăng ký tư vấn hoặc sử dụng phần mềm kế toán TudoBook. Chính sách được xây dựng theo quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân và là một phần của Điều khoản sử dụng.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
2.1. Khi bạn đăng ký nhận tư vấn, dùng thử
Họ và tên, email, số điện thoại, mã số thuế doanh nghiệp và sản phẩm bạn quan tâm.
2.2. Khi bạn sử dụng phần mềm
- Thông tin tài khoản: họ tên, email đăng nhập, vai trò, phạm vi chi nhánh được giao. Mật khẩu chỉ được lưu dưới dạng mã băm một chiều; chúng tôi không lưu và không xem được mật khẩu gốc.
- Dữ liệu kế toán do doanh nghiệp nhập: danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa, tài khoản ngân hàng; chứng từ, hóa đơn, sổ sách, báo cáo, tờ khai; bảng lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, người phụ thuộc. Phần dữ liệu này có thể chứa dữ liệu cá nhân của nhân viên, khách hàng, đối tác của doanh nghiệp, trong đó có thông tin về tài chính, thu nhập.
- Dữ liệu kỹ thuật: cookie phiên đăng nhập, địa chỉ IP và nhật ký truy cập của máy chủ, nhật ký thao tác trong phần mềm (ai tạo, sửa, ghi sổ, xóa chứng từ và vào thời điểm nào).
2.3. Dữ liệu nhận qua kết nối
Khi doanh nghiệp bật kết nối với ứng dụng khác trong hệ sinh thái Aitudo (quản lý khách hàng, bán hàng, nhân sự – tiền lương), phần mềm nhận dữ liệu đơn hàng, phiếu thu, phiếu kho, danh mục, nhân viên và bảng lương từ các ứng dụng đó theo cấu hình của doanh nghiệp.
3. Vai trò của chúng tôi đối với dữ liệu kế toán
Đối với dữ liệu kế toán và dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp đưa vào phần mềm, doanh nghiệp là bên quyết định mục đích và cách xử lý dữ liệu; chúng tôi xử lý dữ liệu theo yêu cầu của doanh nghiệp để cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo và có cơ sở pháp lý phù hợp với người lao động, khách hàng, đối tác khi đưa dữ liệu cá nhân của họ vào phần mềm.
4. Mục đích sử dụng dữ liệu
- Liên hệ tư vấn, tạo tài khoản dùng thử và cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của bạn.
- Xác thực đăng nhập, phân quyền, ghi nhật ký thao tác để bảo đảm an toàn và truy vết số liệu.
- Thực hiện các chức năng kế toán, tiền lương, thuế, báo cáo mà doanh nghiệp sử dụng.
- Hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố, cải thiện chất lượng dịch vụ.
- Gửi thông báo về tài khoản, thay đổi dịch vụ, bảo trì hệ thống.
- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không dùng dữ liệu kế toán của doanh nghiệp cho mục đích quảng cáo.
6. Chia sẻ dữ liệu
Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp:
- Với nhà cung cấp hạ tầng (máy chủ, đường truyền) phục vụ vận hành dịch vụ, trong phạm vi cần thiết và có cam kết bảo mật.
- Với ứng dụng, hệ thống mà doanh nghiệp chủ động kết nối với phần mềm.
- Theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Khi có sự đồng ý của bạn hoặc của doanh nghiệp sở hữu dữ liệu.
7. Biện pháp bảo vệ dữ liệu
- Toàn bộ kết nối tới website và phần mềm được mã hóa bằng HTTPS.
- Mật khẩu được băm một chiều; đổi mật khẩu sẽ đăng xuất các phiên đăng nhập khác của tài khoản.
- Phân quyền theo vai trò và phạm vi chi nhánh; mọi kiểm tra quyền được thực hiện ở máy chủ.
- Dữ liệu của từng doanh nghiệp được tách biệt; nhật ký thao tác ghi lại các thay đổi quan trọng để truy vết.
- Chỉ nhân sự được phân công mới được truy cập hệ thống máy chủ, và chỉ trong phạm vi cần thiết để vận hành, hỗ trợ.
Không có biện pháp kỹ thuật nào an toàn tuyệt đối. Bạn góp phần bảo vệ dữ liệu bằng cách đặt mật khẩu mạnh, không chia sẻ tài khoản, đăng xuất trên máy dùng chung và xuất bản sao dữ liệu định kỳ.
8. Thời gian lưu trữ
- Thông tin đăng ký tư vấn được lưu đến khi hoàn thành việc tư vấn hoặc khi bạn yêu cầu xóa.
- Dữ liệu tài khoản và dữ liệu kế toán được lưu trong thời gian doanh nghiệp sử dụng dịch vụ và trong thời hạn hai bên thống nhất sau khi chấm dứt để doanh nghiệp xuất dữ liệu; sau đó dữ liệu được xóa, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu giữ.
- Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo Luật Kế toán thuộc về doanh nghiệp; doanh nghiệp nên xuất và lưu bản sao trước khi chấm dứt sử dụng dịch vụ.
9. Quyền của bạn
Theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền:
- Được biết về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình;
- Đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý;
- Truy cập, yêu cầu cung cấp, chỉnh sửa dữ liệu cá nhân;
- Yêu cầu xóa, hạn chế xử lý hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân;
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định của pháp luật.
Đối với dữ liệu cá nhân nằm trong sổ sách của một doanh nghiệp (vd thông tin nhân viên trong bảng lương), vui lòng gửi yêu cầu tới doanh nghiệp đó; chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện yêu cầu của bạn. Các yêu cầu khác gửi về email ở mục Liên hệ; chúng tôi phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định.
10. Dữ liệu của trẻ em
Dịch vụ dành cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người làm công tác kế toán; không hướng tới trẻ em. Chúng tôi không chủ động thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em qua website.
11. Xử lý sự cố bảo mật
Khi phát hiện sự cố có thể ảnh hưởng tới dữ liệu, chúng tôi thực hiện biện pháp khắc phục, thông báo cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng và báo cáo cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
12. Thay đổi chính sách
Chính sách có thể được cập nhật khi dịch vụ hoặc quy định pháp luật thay đổi. Bản cập nhật được đăng tại trang này kèm ngày cập nhật; thay đổi quan trọng được thông báo qua email hoặc trên phần mềm.
13. Liên hệ
- Công ty Cổ phần Thế Giới Công Nghệ và Truyền Thông Thiên Vân
- Mã số thuế: 0104085960
- Địa chỉ: Số 5/146 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội
- Hotline: 0988428211
- Email: thienvanmedia@gmail.com